葬儀支援システム COMP || 顧客管理・社員日報・葬儀情報 || 株式会社 東日本システム

葬儀仕様の作るきっかけとなった企業様で、はじめはCOMPの請求書の機能から導入しました。

当時、社員の日報は紙で提出していましたが提出した時だけ上司が見てあとは書庫の中へ、という感じでした。 葬儀社の顧客は個人というより「家」を単位としたお付き合いがほとんどで、お客様とのお付き合いは非常に長期にわたります。そうすると担当社員も変わったり定年退職になったりとお客様とのやり取りがわかりにくくなってしまう業種といえます。

COMPを導入いただきましてからは社員が入力した日報は顧客情報へ転記され、いつ、どんなお話をしたのかが一目瞭然となり大変喜んでいただきました。同時に社員の行動も把握できて、日報集計も可能となり、紙での提出のときに比べると情報が有効活用されているのを実感されているようです。

葬儀社には、普通の業種とは異なる部分がたくさんあります。

一つにはお通夜や告別式菩提寺などの情報を故人の情報を入力し、訃報や葬儀日程、年賀欠礼などの書類を自動で作成しなければなりません。そして、それらの情報は故人の情報として何十年、何百年、保管しなければならないのです。

次には、人は亡くなられてからたくさんの忌日あります。初七日から始まり４９日、初盆、一回忌など地方によってはもっとたくさんの忌日があり、それを把握し社員に伝達しなければなりません。そのために毎月もしくは毎週調べて記帳して配るなどの手間がかかっていたのですが、顧客カレンダー機能により全くその手間が省け大変感動していただきました。

その後、セキュリティーについて全葬連様より葬儀社各位に通達があり弊社にご相談いただきまして内容を見せていただきましたところ情報漏えいには十分に注意するようにとのことでした。

COMPではデータベースに保存されている個人情報は全て暗号化されて保存されていることをお伝えしましたが、社員からの漏えいも世間ではあるとのことで、顧客検索件数の制限機能と制限件数に達した場合の管理者へのメール報告機能を追加導入していただきました。

最後に、導入時に社長様が言っておられましたが「グループウェアには売上管理や売掛金管理機能はないし、販売管理システムには社員の管理やスケジュール機能はないんだよね、だから、顧客情報などををあっちこっちに入力しなければならないんだよ」と、COMPでは両方の機能を備え、しかも、営業にも役立つようにシステム化されております。

学習塾用に使っていただいている企業様で学習塾「ヒーローズ（http://e-gakkou.jp）」をフランチャイズ展開しています。

そのフランチャイズのパートナー様にもCOMPを導入していただいています。東海出版様のご要望で生徒の入退室管理を機能追加いたしました。生徒が入退室するときにバーコードで管理し親御様にメールを発信するシステムです。

学習塾の経営は生徒の募集から始まり１次面談、２次面談、入校予定と生徒や親御様の要望や現在の状況を面談した時に聞き取りをして内容を記録し、そして先生へその内容を伝達します。

塾経営は複数の教室を持つ場合が多く、先生も複数の方が生徒を指導しますので情報の伝達というのは非常に重要ですし、紙での伝達はまず不可能です。

独自にサーバーを立ててVPNでつなぐというのも利便性やコスト的にも現実的では有りませんでしたが、COMPを導入していただきましからは、面談の情報や指導の内容を連絡&備忘録機能や日報、スケジュールなどを使い分けて情報の伝達を行い指導効率が上がったと非常に喜んでいただいています。

モバイル機能も大変便利にご使用いただいていまして、日報の入力やスケジュールの管理はもちろんですが、社長様には日報閲覧機能について大変喜ばれています。なんといっても場所や時間に関係なく社員の状況やお客様の状況を把握できることに感心していただきました。

売掛管理の面では今まではExcelで請求書を書いていましたが、集計や顧客の名前など常に入力しなければならず大変でした。しかも、生徒数が300人を超えてくるとExcelでは対応しきれず、事務員の方いわく「COMPがなければ大変なことになっていた。これがなければ仕事にならないですよ。」というお言葉をいただきました。

COMPを導入いただいてからはそれらのことが解決し、安価で便利、安全な環境を整えることが出来たと大変喜んでいただきました。

木製サッシ等を製作されている企業様で、お客様からの見積りの依頼に迅速に対応するためにCOMPの導入をしていただきました。

導入以前は見積りのできる社員が少なく、出張中にご依頼をいただいた場合にはその社員が戻るまでお客様に待っていただかなければならず、簡単な見積りにも時間がかかるといった状態でした。

ご相談いただき検討した結果、COMPのカスタマイズにて対応することとなりました。売上管理機能の「見積作成機能」「売上入力機能」を基に、木製サッシの価格を自動計算する機能をカスタマイズで付けさせていただきました。

COMPの利用を決められたポイントは、見積りの簡便さもありますが、見積書の作成・売上の計上・請求書の発行・顧客の情報の一元化など、業務を総合的にIT化できる為でした。今までは紙ベースで行われていたため、再帰的な利用が難しかったそれらの資料を、有効に活用したいとのご要望がありました。

当初はカスタマイズは木製サッシの見積のみのご利用でしたが、その後見積された商品の木取りの計算のご依頼もいただき、改めて機能を追加いたしました。

現在は見積りの作成から木取りの計算まで、誰でも自動で行えるようになり、大変喜ばれております。

弊社ではホームページの作成も行っておりますが、中山商会様からは最初ウェブサイトの作成をご相談いただきました。

何度かの打ち合わせの間にご要望として物件の情報をサイトに掲載したい、簡単にそれを更新していきたいとのご要望があり、COMPの導入をお勧めいたしました。

COMPには商品管理機能があり、webサイトとの連携も可能です。

現在はCOMPの商品管理機能を利用して、物件の登録、更新を行っていただいております。

物件の写真も複数枚登録可能ですので、外観・内装・間取図などを登録されております。

更新に専用のソフトは必要ありませんので、どのパソコンからでも更新ができるようになっています。

気負わずに、手軽に更新ができると喜んでいただきました。